はじめに:本記事の概要と想定読者
本記事では、他部署や外部と円滑に仕事を進めるための、誰にでも出来る具体的なコミュニケーション方法・戦略について解説しています。入社してから6年間、自部署以外と協力しつつ仕事を進める立場で働き、現在は製造の責任者として、工程間の調整や顧客への説明、装置導入のためにメーカーと協業してきた経験を元に記事に起こしています。
本記事の想定読者:
- 他部署との連携に苦労している企業人
- 工程間の連携をうまく取りたい工場勤務者
- 顧客やメーカーと連携して成果を出したい企業人
なぜ他部署や外部との仕事はうまくいかないのか？
なぜ外部との仕事は上手くいかないのでしょうか？依頼していたことが期日までに出来ていない、期待と異なるものを渡される、逆に相手から期待外れとクレームが来るなど。このようなトラブルは、基本的に相手と自分の期待の差異が原因で起こります。更に還元すると、コミュニケーションの取り方と頻度に問題があると言えます。
同じ部署なら、そもそもの利害が一致していて、コミュニケーションの取り方が共通し、頻度も多い。だから相手と自分の期待の差が埋まり、トラブルが起こりにくくなります。そのため、外部と協業する際に最も注意すべきことは、コミュニケーションの密度と質を上げる事にあります。以下ではコミュニケーションの質を上げるための、誰にでも出来る具体的な方法を紹介します。
他部署・外部と円滑に仕事を進める4つのコツ
報連相はとにかく早く！スピードで信頼を築く
これはほぼ前提と言っても過言ではないですが、報連相はとにかく早くしてください。メールが来たら最低でもその日のうち、可能なら3時間以内くらいには返信します。報連相を早くすることで、コミュニケーションの密度を上げることができ、お互いの状況をリアルタイムに近い形で理解することが出来ます。
気をつけるべきは、相手や自分にとって都合の悪い情報でも早めに伝えることです。悪い情報でも早めに伝えることで対応が早まり、解決に近づきます。また、悪い情報でも精確に伝えてくれるというのは、相手の信頼を勝ち取るうえでも有利になります。
先日、後工程に払い出している製品に特性不良の兆候がありました。払い出しの基準はクリアしていたため、そのまま出しても良かったのですが、悪い情報ほど早くの原則を元にすぐに後工程に申し送りました。結果として、後工程で調整の余地があったため、収率を維持することが出来ました。今後は前工程と後工程、両方で特性を制御し収率を更に安定させることに繋がりました。
利害の落とし所を見つけるWin-Winの関係構築
お互いの利害の落とし所を見つけることも重要です。自分側の主張をすべて通したいというのが本音だとは思いますが、時には譲らないといけない部分も出ます。そのため、自分側が通したい内容で最低限を決めておく必要があります。その上で、相手の主張をよく聞き、可能な限り要望を叶えるよう動きます。重要なのは、自分の主張を通しすぎず、相手の希望も叶えるよう動くことです。持ちつ持たれつの関係を築くよう心がけると良いです。
個人的な経験ですが、先日、メーカーから大型の装置を購入しました。このとき、メーカーからどうしても外せない仕様があると伝えられました。こちらとしては外して安くするほうが有利ではあったものの、代わりに別の箇所について譲歩出来る部分がないか、交渉材料として利用しました。結果、両者合意してWin-Winの取引にすることが出来ました。
相手の気持ちに寄り添うコミュニケーション
事務的なコミュニケーションや利害関係だけでは不十分で、相手の気持ちに寄り添い、相手の立場になって考える必要もあります。相手は機械ではないため、一方的で事務的なコミュニケーションは不快感を生みます。反対に、相手の立場を慮った行動やコミュニケーションは協力関係を築くステップになり得ます。
素直に感謝と謝罪を伝える誠実さ
相手の気持ちに寄り添うことに近いですが、感謝と謝罪を十分に直接伝えることも重要です。相手の仕事の価値と自分の間違いを認めることで、誠実に相手と向き合っていることを示します。不必要な謝罪は相手につけ込まれる危険がありますが、必要な場合はしっかり謝りましょう。
まとめ: コミュニケーションの質と密度で仕事の成果を上げる
以上、外部との仕事を円滑に進めるためのコツを具体的に紹介しました。
- 外部と協業する際に最も注意すべきことは、コミュニケーションの密度と質を上げる事
コミュニケーションの質と密度を上げるために
- 報連相をとにかく早く
- 利害の落とし所を見つける
- 相手の気持ちに寄り添う
- 素直に感謝と謝罪をする
これらは誰でも出来ることです。是非実践して、良い仕事をする助けにしてください！
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